8 כלים חינמיים לניהול משרד און ליין

סדר ואירגון הם עמודי התווך של משרד יעיל ואפקטיבי.

בפוסט הזה תוכלו למצוא 8 כלים חינמיים לעזרה בניהול הזמן, המשימות, המסמכים שלכם ועוד.

קיים מגוון עצום של כלים, מתוכם בחרתי לשתף כאן מקבץ קטן שעושה לי המון סדר.

  1. ממלא את היעוד שלו.

  2. "נעים לעיניים"  (אחרת, מניסיון, פחות תעזרו בו).

  3. בעל ממשק משתמש אינטואיטיבי.

  4. רב הפונקציות שלו הן חינמיות.​

כך תזהו כלי מנצח

ארגז הכלים שלי

Google Tasks - Gmail

ניהול ותעדוף משימות/ תזכורות

פונקציה שנמצאת ממש בתייבת המייל של ג'ימל ומאפשרת להכין רשימות של משימות, ליצור בהן סדרי עדיפויות ע"י גריררתן, הכנסת תאריך ושעה לכל משימה וסימון כ "בוצע".

אחרי שויתרתי על הרשימות המסורתיות של "נייר ועט" והחלטתי להעביר את הכל לתוך המשרד הממוחשב, חיפשתי מקום פרקטי לנהל את המשימות שלי.

Google Tasks.PNG

1.

2.

Clockify - ניהול זמן

אפליקציה המאפשרת למדוד זמן לכל לקוח ותת משימה. ניתן לתת גישה לעובדים או שותפים למשימה ולהפיק דוחות מפורטים לתקופת זמן נבחרת. מושלם אם אתם צריכים לעבוד לפי שעה ומצויין גם אם אתם פשוט רוצים לדעת כמה זמן לוקח לכם לעשות כל דבר.

האפליקציה מציעה גם מספר שדרוגים שיפתחו פונקציות נוספות ומגוונות, אבל אם השימוש שלכם הוא בסיסי, הכלי החינמי הוא בהחלט מספיק.

Notion - ניהול לידים מכירתיים - CRM

העניין הוא כזה, אם יש לכם לידים שאתם רוצים לנהל עליהם מעקב ואין ברשותכם מערכת CRM כלשהי, רב הסיכויים שאם תרצו משהו טיפה יותר משוכלל מאקסל, תתקשו למצוא פונקציה נוחה וחינמית.

נושיין הוא כלי חינמי לניהול סביבת עבודה משותפת, המציעה, בין השאר, גיליון "CRM קל", לניהול לידים. הגיליון ניתן גם לשיתוף עם בעלי עניין נוספים (לקוחות, עובדים, שותפים), ניתן לעצב את השדות שלו, להעלות רשימות אקסליות קיימות (ובכך להימנע מטיוב חוזר של נתונים) וכמובן בסוף גם ליצא את הקובץ.

3.

5.

Notion - CRM.PNG

4.

Grammarly - תיקון שגיאות כתיב וניסוח באנגלית

כלי מצויין למי שכותב מיילים / טקסטים באנגלית.

ניתן להורד את גרמרלי כתוסף כרום והוא עובד בסביבה של מיילים, מדיות חברתיות ומסמכים. בכל טקסט שתכתבו מופיע סמן בצורת עיגול ירוק שכל הזמן מעבד און ליין את מה שאתם כותבים ומייד מסמן בקו אדום מתחת את הטעויות, כך שאין צורך לעשות העתק הדבק לכלי אחר. אם תרצו להשקיע סביבות ה11$ בחודש בתשלום שנתי, תקבלו עוד אופציות של תרגום וניסוח, למרות שחשוב לי להגיד, שמי שמשתמש באופן בסיסי יחסית , הגרסה החינמית מספיקה.

Grammarly.PNG

סביבות עבודה משותפות

* לאלו ממכם שפחות מתמצאים בנושא, סביבת עבודה משותפת היא מקום וירטואלי, סוג של "ענן", בו ניתן לעבוד ביחד עם עוד אנשים על קבצים ולראות אותם מתעדכנים בזמן אמת.

לדוגמה: ניתן לפתוח קובץ תזרים שכל שותף בו מעדכן ורואה עדכונים בזמן אמת

Google Drive

אחד הכלים המשובחים של גוגל. מציע מקום ליצרה ואיחסון של קבצים שונים: מסמכים, גיליונות עבודה, שאלונים, טפסים, תמונות ועוד.. ה- 15GB הראשונים הם חינמיים (15GB זה הרבה אם אתם מאחסנים רק מסמכים), אח"כ התשלום הוא לא מאוד גבוה ושווה את זה. כמו בנושיין, גם כאן תוכלו ליצור מסמכים ולשתף אותם עם בעלי העניין שלכם.

6.

Google Drive.PNG

Notion

(כן, כן, זה אותו הנושיין מה-CRM)

מה שהופך את נושיין לכלי עבודה מצויין הוא היכולת ליצור בתוכו סביבת עבודה משותפת. נושיין מציע טמפלטים חינמיים במגוון תחומים: מסמכים ורשימות, בסיסי ידע, פרויקטים ומשימות וגיליונות עבודה.

5.

חשוב לדעת:

  1. בשתי סביבות העבודה ניתן לעבוד בשותפות, אבל כמובן גם לבד ובאופן פרטי.

  2. ההרשאה שאתם נותנים לשותפים יכולה ליהיות מלאה או רק כצופים, מבלי יכולת עריכה ו/או שיתוף משני.

  3. לגוגל דרייב, בשונה מנושיין, אין טמפלטים מוכנים.

עריכת קבציי PDF

Small PDF.PNG

7.

Small PDF

גם זה כלי חינמי, צבעוני וקל להתמצאות. בכלי הזה אני אוהבת את הכל חוץ מהעורך.

פיצול, איחוד, סיבוב, המרה, קימפרוס, הגנה, נעילה וחתימה. הגירסה החינמית מאפשר טיפול ב-3 מסמכים ברצף. בגלל שאני משתמשת בכלי הזה יחסית הרבה, קניתי מנוי חודשי של 6$ שמאפשר לי מספר עריכות בלתי מוגבל.

8.

Sejda - עריכת מלל

כלי חינמי לטיפול בקבצי PDF: עריכה, מיזוג, המרה, פיצול וכו'. אני הכי אוהבת להשתמש באדיטור שלו. הגירסה החינמית מאפשר טיפול ב-3 מסמכים ברצף.

ניתן להלבין בקלות את הטקסט שרוצים להעלים, לכתוב טקסט נוסף, לשנות גודל כתב וגם להוסיף חתימה.

Sajda.PNG

 

לפני שאתם קונים מערכת CRM או רוכשים תוכנות במאות שקלים, נסו קודם את הכלים החינמיים.

 

לסיכום:

Officing- הילה רעות - hilareut@officing.co.il - 054-4993612