מה אתם עושים כשאתם קמים בבוקר?

*MO: מוֹדוּס אוֹפֶּרַנְדִי (ר"ת), שיטת הביצוע

איך אתם מכינים את הקפה שלכם? 

מה הדבר הראשון שאתם עושים כשאתם נכנסים למשרד או מתחילים לעבוד? 

איך אתם מגייסים אנשים לתפקיד?

שיגרת היום האישית והעסקית שלנו בנויה מרשימות של "הוראות הפעלה", נהלים, חוקים, רגולציות ו"עשה ואל תעשה" - לפיהם, לעיתים באופן יעיל ולפעמים לא, אנחנו מסגלים לעצמנו ולעסק שלנו, שיטות עבודה.

 

סדר, ארגון  ושיטות עבודה

 

למי מיועד השרות: 

  • לעסקים המחפשים לבנות ולהטמיע נהליי עבודה יעילים.

  • לעסקים שיש להם נהלי עבודה מסודרים אך מחפשים ליעל אותם.

  • לבעלי עסקים שמרגישים לא עקביים בתגובות שלהם ללקוחות, לעובדים, לסיטואציות.

  • לבעלי תפקידים שבונים מחלקות.

  • למי שמחפשים להכניס סדר ויעילות בשיטת העבודה שלהם.

 

לאיזה תחומים מתאים השרות:

  • כל תחום שרוצים ליצור בו נוהל.

  • מפתיחת מחשב בבוקר ועד נהלי רכש ועוד.

 

ממה מורכב השירות ואיך נוכל לעזור לכם:

יצירה והקניית שיטות עבודה לצורך ייעול סטנדרטיזציה של תהליכים ופעולות.

כל תחום רוטיני בעסק דורש שיטת עבודה מסוימת וכל בעל עסק יוצר לעצמו שיטות פעולה אפילו בלי לשים לב. חלקן יעילות וחלקן פחות.

הרעיון ביצירת סדר ושיטה, הוא שברגע שהיא קיימת אין צורך להמציא אותה כל יום מחדש.

בניית שיטת עבודה, בהרבה מקרים יוצרת לבסוף קובץ המרכז אליו את שרשרת הפעולות.

לדוגמה: 

  • קובץ תיוק חשבוניות חודשיות

  • דוח טיסה

  • תקציב ניהול פרויקט

  • נוהל הפקת הזמנת עבודה

  • טופס השוואת מחירים

  • קובץ ניהול לידים מכירתיים

 

איך יודעים ששיטת עבודה הוטמעה טוב?

התשובה היא פשוטה, כשלא חושבים על הפעולה עצמה. תחשבו על זה, פעם לא ידעתם לנהוג והיום אתם עושים את זה על בסיס יום יומי כמעט בלי להרהר בפעולה עצמה.

 

איך יודעים ששיטת עבודה לא הוטמעה טוב?

  • אין עקיבות בין המשתמשים בה

  •  יש הרבה שאלות וצריך להסביר אותה שוב ושוב (מה שמראה שאין שרשור הגיוני של פעולות)

  •  אנחנו עסוקים יותר זמן בלחשוב מה לעשות עכשיו מאשר בעשייה עצמה.

 

* לפעמים מדובר בשלב התרגול ולפעמים צריך לבדוק מה לא עובד ולשפר / לעשות הדרכה למי שחלה עליו הפעולה או למצוא נתיב פעולה שיעשה לכם יותר שכל.

MO לבניית MO מוצלח

סדר וארגון

  1. הגדרת תחום והמטרה הסופית

  2. הגדרת קהל היעד

  3. מדידת זמנים: קחו זמן לביצוע הפעולה כפי שאתם עושים אותה כעת.

  4. פריטת כל הפעולות שאתם עושים כרגע להגיע ליעד הסופי

  5. מבט על רשימת הפעולות ומיפוי הפעולות ההכרחיות 

  6. בניית סדר פעולה משופר + הוספת פעולות שלדעתכם יכניסו סדר ובקרה. לא תמיד יותר פעולות = יותר זמן, לפעמים הכנסת פעולות כמו קבלת אישור מגורם נוסף, דווקא מיעלות את התהליך כי הן גורמות לו להיות יותר מבוקר.

  7. מבחן המציאות: בחינת הפעולה לפי הרשימה החדשה ומדידת זמנים.

שיטות עבודה - MO

   8. התאמה: אם הכל עבר חלק עברו לתרגול הפעולה אם לא, שפרו את הנוהל, קחו זמנים שוב ואז       עברו לתרגול.

   9. תרגול הפעולה מספר ימים, תוך מדידת זמן. שימו לב האם הזמן שלוקח לכם לעשות את הפעולה   ירד באופן משמעותי.

  10. אם הזמן ירד ואתם מרגישים בנח,

 

   

 

כאן הזמן לשמור את הנוהל שלכם בתיקייה מסודרת או להפוך אותו לטופס פשוט.

 אם יש לכם צוות שצריך לעבור הדרכה על הנוהל העבירו את הנוהל לפחות בשתי הדרכים הבאות: 

 קובץ כתוב ומפורט ככל הניתן הכולל את הנוהל, אנשי הקשר הקשורים אליו וכל הטפסים הנדרשים.

 הדרכה פנים אל פנים ותרגול אם נדרש.

מזל טוב! בניתם לכם MO מוצלח שיהפוך לשיטת עבודה. 

Officing- הילה רעות - hilareut@officing.co.il - 054-4993612